[谈个机]谈人事档案信息化管理策略论文

2020-06-20 人生感悟 阅读:

  摘要:人事档案是个人的成长经历记录,对于用人单位而言,有着重要的指导和参考作用。随着信息化技术的发展,传统的档案管理方式也在发生改变。但是,由于一些观念的影响,信息化管理的开展进度缓慢。本文就通过探讨档案管理工作信息化过程中遇到的问题,提出一些改进策略。

  关键词:人事档案;信息化管理;改进策略

  随着社会的发展,规范化和诚信化是当今社会人事工作的两大标准,人事档案作为人力资源的凭证和依据,已经为社会和个人所重视。因为人事档案是个人情况的真实记录,能够清楚地反映个人的经历和背景,这对于用人单位而言,是最直接有效的衡量凭据。但是,目前我国大多数用人单位的人事档案还是传统的纸质材料,而且由于纸质档案的缺点,丢失档案、遗漏档案的情况时有发生。这样不仅给个人带去一些不必要的麻烦,而且用人单位也无法全面掌握人员情况,给管理带来困难。所以为了解决纸质档案的明显缺陷,数字化的档案已经是许多用人单位所倡导的一种方式,那么如何加强这些档案的信息化管理,已经成为用人单位必须探究的新问题。

  一、人事档案管理信息化的重要性

  (一)提升档案管理工作效率

  因为人员流通的关系,人事档案的管理工作也变成了一项动态性的工作,所以对于档案管理人员而言,对人员档案的变更及时进行记录和修改是一项看似轻松却很繁琐的一件事。而且由于传统的纸质文档,档案的录入还需花费管理人员的大量时间,所以工作效率想提高却找不到法门。同时,一个单位的人员数量不少,管理人员不可能将每个人的人事信息都烂熟于心。但如果实现档案管理信息化,一旦出现人事变动,管理人员可以通过管理软件的强大功能来减少档案变更所花费的时间,就可以大大提升工作效率。

  (二)确保人事信息的及时更新

  人事档案管理一旦实现信息化,管理系统的相关功能就可以对新录入的人事信息自动进行分门别类,保证人事信息的及时更新。作为实现信息化管理最重要的功能之一,信息的及时更新能够帮助用人单位在作出相关人事决策时,不会因为遗漏而作出错误的决定,从而保证了职工的切身利益。

  (三)保证人事的管理合法化

  人事纠纷是现在许多用人单位比较头疼的问题,而且也让许多人的利益得不到保障。特别是有些单位在辞退员工的工作上不规范处理,由此产生人事档案信息不全的问题,造成许多劳动纠纷。因此,使一些简单问题复杂化,导致双方都要花费大量精力去完善人事信息,影响日常工作的顺利进行。而如果实现人事档案的信息化,及时更新信息系统,就可以保证人事信息的准确和全面性。因此,只要管理人员不出现人为疏漏,档案信息会一直存在系统中,为个人和单位提供最有效的凭证,从而减少劳动纠纷,并催生出一系列人事管理的合理制度,保证人事管理的合法化。

  (四)保证人事档案信息的秘密性

  人事档案管理工作具有很强的保密性质,传统的纸质档案发生篡改、涂改的事件不在少数,而实现信息化之后,系统的保密性增加了档案的安全性,只要加强管理系统的密码保护,人事档案信息的秘密性就可以得到保证,当然还要注意网络不法人员的攻击等特殊情况的出现,及时进行档案备份,以确保信息安全。

  二、人事档案信息化的问题与不足

  (一)对人事档案工作本身缺乏重视

  人事档案管理工作是每一个用人单位的重点工作,但是不少单位的人事档案管理存在一个“雷声大、雨点小”的情况,其根本原因就是没有对人事管理工作形成一个正确的认识。大部分人认为该项工作只是辅助性质工作,因而放松了对其的管理力度,造成档案管理工作远远落后于单位的其他工作,而也正是对人事档案管理工作的不重视,提出信息化就显得有些困难。因为信息化就意味着要更新一整套硬件设施,这笔经费投入在许多用人单位看来,有些不值得,这也是人事档案管理信息化推进困难的原因之一。

  (二)人事管理档案的信息化水平不高

  管理手段上的传统。现在许多用人单位提供的人事档案还局限在纸质档案上,管理的中心点依旧是实体档案,没有跟上电子化档案的大潮。所以在利用效率上依旧很低,而且档案管理的材料无论是从管理还是保管,都依旧是人工操作。在工作量巨大的档案管理工作面前,无疑使得许多工作人员感觉力不从心。

  (三)专业管理人才缺乏

  档案管理工作虽然不是一项新工作,但是随着信息化的推进,这项工作也开始慢慢发生蜕变。使得档案管理不再是一项人人都可以“兼职”的轻松活。因此,档案管理信息化过程中的尴尬就出现了,没有专业的管理人才,使得档案管理工作出现高属性低配置的情况,影响了档案管理工作的发展进程。

  三、人事档案信息化的改进策略

  (一)提升人员对档案管理信息化的认识

  信息化建设已经是人事档案管理工作的一个主要方向,但是许多人对于这一点还没有一个充分清醒的认识,对于信息化建设持观望态度,造成信息化进程缓慢。所以,要实现人事档案信息化,就要改变人员的态度。首先,对档案管理人员,要求必须是积极上进,拥有良好的学习态度,能够快速接受信息化管理过程中的新知识。其次,提高管理人员的档案意识,实现在做好本职的管理工作时,能够认识到自身工作的重要性,这样才不至于产生懈怠,影响自身工作的积极性。最后,要让档案管理人员认识到,这项工作是不能够一蹴而就的,需要其能够在不断地学习中,循序渐进地摸索,这样才能做好档案管理工作。

  (二)建立完善的人事档案管理制度

  人事档案关系到单位人员的切身利益,所以对于管理人员而言必须要细心认真。而针对档案信息化的新要求,管理制度的重要性更加凸显,所以必须坚持制度改革的要求,从实际出发,根据单位自身的特点,制定一套完善的管理制度。该制度应该明确档案管理信息化过程中的人员职责和工作要求,管理人员应该做到在工作中遇到问题,能够及时反应,保证事态不恶性发展。而对人事档案的提取和查阅,应该有相关的手续流程,保证档案管理工作的严谨性。

  (三)注重专业管理人才的培养

  人事档案的信息化管理是一项专业性较强的工作,所以传统认为的档案管理是人人都可兼职的看法是错误的,在倡导信息化管理时,一支高素质的管理队伍是必不可少的。管理人员在完成本职工作时,除了具有较强的专业知识外,还要根据信息化的发展程度,掌握更为先进的管理方法和电脑操作技术。因此,用人单位在建设档案信息化时,应该加大对相关人员的培训力度,组织学习相关的知识技能,对于特殊的技能,有必要邀请专业老师进行培训,这样才能达到信息化管理要求。

  (四)完善档案管理的相关硬件设施

  档案管理工作的信息化,意味着要更新一大批硬件设施,比如必备的电脑、打印机等,而对于一些特殊档案的日常安全保护,灭火器以及除湿机也是必不可少的。因为人事档案如果出现损毁,补救工作会相当困难。所以除了及时备份,日常硬件的维护工作也非常重要。因为相关设备的添置,防盗也成为必须注意的问题。人事档案是重要的社会资源,对于个人和用人单位都极其重要,因为现代社会对人才的要求越来越高,人事档案作为最重要的凭证,加强对档案的管理是必然的。而信息化的手段,可以更好地进行档案管理。所以,只有转变观念、合理利用信息化平台、充分发挥信息化技术,才能真正提高档案管理工作的水平。

  参考文献:

  [1]明文梅.高校人事档案信息化管理的现状分析及策略[J].城建档案,2014(10):49-51.

  [2]张金金.浅析人事档案信息化管理的策略[J].黑龙江史志,2015(14):56.

  [3]张雨薇,李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].科协论坛(下半月),2013(11):148-149.

  [4]王旭东.论档案文化资源的开发利用[D].云南大学,2013.

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